邮件焦虑:礼仪效率系心结

来源:环球时报都市生活   | 作者:王雅琨 | 2017/3/24 8:45:35

       对于工作族们来说,每天收发电子邮件是一件再正常不过的事情了。但就是这件只需点点鼠标或敲击几下键盘就能解决的事情,对于供职于某网络公司的编辑谢菲菲来说,那简直就是每天的“噩梦”。“每当未读邮件的提示音响起时,我都会感到焦虑”,谢菲菲说,“虽然新邮件并不总是意味着老板又给我派活了,但我每次收到都会心烦意乱。”谢菲菲一边苦笑一边点开了手机上的另一封“未读邮件”。
      被邮件困住的烦恼
       谢菲菲并不是唯一有这种困扰的人。随着信息技术的快速发展,每个人平均每天要处理的信息量也随之增多,于是过多的邮件往往就构成了白领们沉重的心理负担。近日,英国格拉斯哥大学的一项研究就显示,有34%的白领员工每15分钟就会检查一下邮箱,而64%的人每小时检查邮箱的次数超过一次。
       “我几乎每过几分钟就要刷新一下收件箱”,黄俊说,“好像晚几分钟就会错过什么重要信息。”黄俊是一家创意文化公司的公关,他每天都要处理大量的邮件,而且必须及时回复。他自嘲说自己可能患上了“零邮件强迫症”。“我一定要在第一时间点开未读邮件,我无法忍受自己的邮箱里有未读提醒”,黄俊坦言,“有一次我去国外出差,20多个小时后才找到有网的地方。我连上网后的第一件事就是查邮件,当我看到有近百封未读邮件时,我真的很崩溃。”
       对查收邮件的焦虑并不是上班族们在处理邮件时唯一的苦恼,当下另一种对于邮件的焦虑来自于编写或回复邮件。因为邮件发出的对象往往是领导或客户,所以有些人在写邮件时会反复斟酌,这也就间接导致了他们对邮件的焦虑。
       任华毕业于某外语院校,目前在一家外企就职,而他每天最焦虑的时候就是给领导回复邮件的时候。“我的领导是美国人,所以我们必须用英文写邮件”,任华说,“虽然我自己就是英语专业出身,但美国人的许多邮件礼仪我并不太懂,这导致我每次都要花很长时间遣词造句,生怕自己的措辞冒犯了他。”
      “邮件是用来提高工作效率的,可是我仿佛被邮件困住了。”黄俊说。这种被邮件拉低了工作效率的人在职场上并不算少数,有些人甚至因此出现了失眠、抑郁等更为严重的症状。
      让人焦虑的不是邮件本身
       表面上看,过多的邮件和不熟悉的邮件编写方式是导致工作族们焦虑的原因,但其实仔细分析一下就不难看出,很多时候,让大家产生这种焦虑感的并非邮件本身。
       著名心理学家兼作家罗恩·弗莱德曼就在《最佳工作场所》一书中分析过“邮件焦虑症”背后的深层原因。“我们之所以如此害怕收到邮件,是因为每封邮件都代表着一个要你做决定的需求”,罗恩写道,“而处理这些需求是十分耗费精力的,哪怕有些邮件只是通知你办公室又换了一台新咖啡机。”
       这种精力的占用自然会让人身心疲惫,而一旦疲惫,处理这些邮件的速度也会相应变慢,结果就是消耗了你更多的能量。这种恶性循环很容易滋生“邮件焦虑症”,也让被邮件困住的人们难以脱身。
       另一个导致“邮件焦虑症”的原因则与我们常说的“拖延症”密不可分。对于这点,自嘲是“拖延症重度患者”的小韩就现身说法。小韩现在正在国外大学攻读硕士学位,她说每到期末的“论文季”,她都会因为等待导师的回复邮件而变得特别烦躁。“我总是把事情拖到截止期限到来时才做,所以往往到了最后关头,要应付的事情特别多,也就在等待邮件的过程中变得格外焦虑。”相比于邮件内容,带给人们焦虑的更有可能是邮件背后尚未被解决的问题,而只有从根源出发,才有可能彻底从“邮件焦虑症”的困局中摆脱出来。
      调整心态,其实没什么大不了
       “邮件焦虑症”在工作族中的普遍出现在某种程度上反映出通讯技术的进步对员工个人时间的侵占。所以英国的一家公司就贴心地为员工们的工作邮箱进行了“免打扰”设置,该设置可以让正在休假的员工们屏蔽掉工作邮件。
       不过解铃还须系铃人,要想真正地克服“邮件焦虑症”,最重要的还是要依靠自己克服心理上的难关。而做到这点并不容易,因为这需要长时间的坚持,从而养成一个良好的收发邮件的习惯。对此,埃默里大学心理学教授查理·雷森就提出了一些解决办法。雷森认为,这些受到“邮件焦虑症”困扰的人可以先通过一些小事来改变他们处理邮件的习惯。比如,可以给自己规定每天在一个固定时间查收邮件,例如每天的9点、12点、16点各查收一次,每一次查收都把所有的未读邮件处理完。其次,退订没有必要的垃圾邮件也可以让你的收件箱“清爽”许多。“我们每天都会收到大量的垃圾邮件和广告,从这些信息中甄别出真正有用的邮件是非常耗时的,所以索性退订它们吧。”雷森教授说道。
       同时,快速对邮件内容做出决定也可以有效缓解焦虑。美国留学生格兰说,他经常会要求自己每点开一封邮件就处理一封。“我以前经常会想等一下再回复,但这样的结果就是事情越积越多”,格兰说,“我后来就要求自己,凡是两分钟内能处理完的邮件,就立刻处理,只有无法在短时间内处理的邮件才会放进收藏夹。自从这样做了,我就发现其实许多事情处理起来并不复杂。”
       “我有一次晚了一天才回复一个重要客户,但对方根本没觉得这是什么大不了的事”,黄俊说,“那之后我就明白了,其实许多邮件并不像我想象得那样急不可待。”归根结底,对于邮件的恐惧都是源于对自己所面临的未知事项的恐惧。国外一项研究也表明,越是不自信或追求完美的人,越容易产生这种焦虑感。比起担忧收到新邮件或害怕自己的邮件写得不够完美,倒不如立刻着手去处理。先行动起来,再考虑事情是否做得完美。当你克服了拖延等问题,在海量邮件面前保持从容也就不是什么难事了。(王雅琨)
 

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